Come migliorare la gestione dei partecipanti ed il loro coinvolgimento durante l’evento. NFC, Beacon ed App di Engagement.
Quando organizzi un evento aziendale, ci sono diverse attività che vanno seguite scrupolosamente: data, location, catering, campagna di promozione, personale di sala, materiale da consegnare ai partecipanti, branding della sala, verifica dell’impianto tecnico e delle presentazioni degli speaker.
Gli utenti arrivano, fanno il checkin ed iniziano a seguire l’evento fino alla fine, interrotti da coffee break o momenti di socializzazione.
Pur essendo una semplificazione — ogni evento ha le sue peculiarità — in questo articolo voglio provare a raccontarti 3 tecnologie che possono dare un contributo alla gestione degli eventi ed anche al coinvolgimento dei partecipanti.
Le ho scelte perchè ho avuto esperienza diretta con ciascune di esse e mi interessa capire se anche tu hai avuto modo di utilizzarle.
Ma prima, ti faccio una domanda. Se ti occupi di eventi, ti interessa sapere qual è la situazione in Italia degli eventi aziendali B2B? Funzionano? Cosa si può fare per migliorare? Vorresti spendere meglio il tuo budget?
La situazione degli eventi in Italia
A me interessa molto e spero altrettanto anche a te.
Vorrei darti qualche dato aggiornato all’ultimo trimestre del 2018, ma purtroppo non ne ho trovati.
Il 17 settembre 2018 ho avviato una mia ricerca per rispondere a queste domande ed entro la fine dell’anno, pubblicherò i risultati in un articolo.
Se anche tu sei curioso di conoscere i risultati e contribuire a migliorare la situazione, puoi partecipare alla ricerca compilando un semplice questionario.
Ma veniamo ora alle tre tecnologie che ho selezionato ed al perchè possono essere utili negli eventi: NFC, Beacon, App di engagement
NFC
L’NFC, un acronimo che sta per Near Field Communication, è una tecnologia che funziona solo a breve distanza (4cm circa) e permette a due dispositivi di comunicare in prossimità l’uno dell’altro.
La maggior parte dei moderni smartphone supportano la tecnologia NFC e considerando che in Italia 49,19 milioni di persone hanno almeno uno smartphone, vale la pena considerarla come tecnologia per i nostri eventi, per il semplice fatto che è molto probabile che i nostri partecipanti possano utilizzarla.
Come funziona?
Senza entrare in tecnicismi, due oggetti che supportano entrambi l’NFC hanno la possibilità di scambiarsi una piccola quantità di dati. I due dispositivi non devono necessariamente toccarsi, ma devono comunque essere molto vicini.
Uno dei due dispositivi deve essere un dispositivo attivo, dotato cioè di alimentazione propria. L’altro può invece essere passivo. Se uno dei due dispositivi è passivo, il piccolissimo campo magnetico generato dal dispositivo attivo alimenta il secondo.
Quando si utilizza NFC?
Esistono tre utilizzi tipici:
1. Leggere e scrivere dati: questo è il caso più semplice. Immagina di voler configurare il tuo smartphone affinchè, ogni volta che sali in automobile, il telefono spenga il wifi, accenda il bluetooth e la connessione dati.
Bene, basta prendere un tag nfc (è un piccolo circuito elettronico che può costare anche pochi centesimi e può essere sottile quanto un adesivo) e scrivere nella sua memoria un codice. Dopodichè, potremo impostare il nostro smartphone in modo che tutte le volte che leggerà quel codice, si configuri automaticamente nella modalità che abbiamo deciso.
Dopo aver posizionato il tag NFC sulla nostra auto, basterà a questo punto avvicinare lo smartphone al tag per ottenere la configurazione desiderata.
2. Peer 2 Peer: due dispositivi che si scambiano dei dati, come ad esempio lo scambio di foto tra due smartphone. Per la precisione, le fotografie non vengono scambiate tramite NFC, ma tramite altri canali come bluetooth o wifi. L’NFC serve solo ad iniziare la comunicazione.
3. Emulazione carta: è la modalità che troviamo nelle carte di credito abilitate alla modalità contactless. Queste carte contengono al loro interno un tag NFC passivo, programmato per funzionare in questa modalità.
Perchè può essere utile in un evento?
Credo ci siano diverse applicazioni utili agli eventi. Ad esempio, potresti avere un’area della sala allestita con un’esposizione dei prodotti della tua azienda.
Ecco allora che potresti apporre, davanti ad ogni prodotto, un tag NFC contenente l’indirizzo web di una pagina dedicata al prodotto specifico.
No, non sto dicendo che questo sia più efficace dell’avere un commerciale che parla con i potenziali clienti e ne spiega le potenzialità, ma è qualcosa che potrebbe essere affiancato al commerciale.
Immagina di essere un partecipante e di essere interessato ad un certo prodotto. La presenza del tag NFC può essere utile sia nel caso in cui il commerciale è già impegnato con qualcun altro e vuoi approfittare dell’attesa per iniziare a recuperare qualche informazione, sia nel caso in cui ti avvicini all’esposizione in un momento in cui questa non è presidiata.
Analogamente, si potrebbe associare un tag NFC ad ogni sponsor. Con un’app dedicata questo genererebbe anche delle informazioni statistiche rilevanti: quante persone hanno visitato lo stand A e quante lo stand B?
Infine, sempre con un’app dedicata, si potrebbe utilizzare il tag NFC per il tracking delle presenze. Può essere utile sia per l’operazione iniziale di check-in, sia in caso di sessioni in parallelo, per monitorare l’affluenza delle sale e conoscere a posteriori i percorsi preferiti (quanti utenti sono passati dalla sala ROSSA alla sala BLU dopo la sessione delle 11.00?).
Ma se l’NFC funziona a distanza ravvicinata, esiste una tecnologia in qualche modo analoga, che permette di raggiungere distanze maggiore. Si tratta dei beacon.
Beacon
I beacon sono degli oggetti fisici che fanno una sola cosa, ma fondamentale: trasmettono costantemente un messaggio (un codice) che può essere ricevutofino a 200 metri di distanza.
Ogni beacon trasmette un codice univoco ed è proprio questa caratteristica che li rende utili.
Poichè ogni beacon copre un raggio massimo di 200 metri ed ogni beacon ha un codice univoco, coprendo un ufficio, una fiera, un museo, un negozio, un impianto produttivo e così via con beacon diversi, è come se associassi un codice a quello specifico spazio. A questo punto, un utente dotato di un’app specifica, può ricevere informazioni contestuali al luogo in cui si trova.
Come funziona?
Dicevo, ogni beacon trasmette un codice unico. In un edificio puoi avere anche migliaia di beacon, ma ognuno avrà il suo codice. Tu non devi preoccuparti di questo; è così, garantito.
È come se un beacon fosse un faro (beacon in inglese significa appunto faro) e tu navigassi in un arcipelago, dove ogni isola ha il proprio faro che emette una luce di colore diverso.
Tu sei sicuro che non esistono due fari con lo stesso colore, e per riuscire ad orientarti hai a disposizione una mappa che associa il colore della luce al nome dell’isola.
Ecco, nell’edificio con migliaia di beacon avrai migliaia di codici differenti e per orientarti, devi costruire una mappa che stabilisce ad esempio che il primo codice corrisponde all’ufficio 1, il secondo codice all’ufficio 2, e così via.
Costruire la mappa è semplice, e lo si fa utilizzando un sito web (come ad esempio quello di kontakt.io) con il quale non solo dai un nome ad ogni beacon, ma puoi decidere cosa mostrare sullo smartphone dell’utente ogni volta che si avvicina ad uno specifico beacon.
Se ad esempio fossimo in un negozio ed il tuo utente si avvicinasse al reparto delle scarpe sportive, allora potresti mostrargli l’ultimo modello di Nike. O ancora, se fosse vicino alle borse da viaggio, potresti mostrargli un codice sconto.
Diciamo che il tuo ambiente è come se fosse un sito web, ma gli utenti che lo vogliono consultare, non devono digitare un indirizzo nel browser, ma devono semplicemente entrare nell’area del beacon.
Qual è il suo utilizzo di base?
I beacon vengono utilizzati per il cosiddetto marketing di prossimità. Nota che per poter funzionare, è necessario che lo smartphone dell’utente:
- Abbia il bluetooth 4.0 attivo
- Abbia installato un’app per recuperare le informazioni
- Abbia abilitato le notifiche#
Avere utenti abilitati ad interagire con i beacon è compito della comunicazione che deve essere fatta prima di lanciare l’operazione (campagna, evento, ecc).
A questo punto, i beacon possono essere utilizzati ad esempio per creare un percorso virtuale (si pensi ad un museo ed alle informazioni che posso ricevere avvicinandomi alle diverse opere) o per creare un recinto virtuale(per sapere quando un utente esce o entra in una certa area).
Perchè può essere utile in un evento?
Come detto quando si parlava di NFC, i beacon hanno delle funzionalità simili ai tag NFC, nel senso che mettono a disposizione dei contenuti legati alla posizione dell’utente. Diciamo che la differenza principale sta nella distanza che le due tecnologie coprono.
Perchè utilizzare i beacon negli eventi quindi? Potresti scegliere i beacon quando hai ambienti molto grandi e vuoi evitare agli utenti di dover necessariamente passare accanto ad un punto specifico. Ad esempio, potresti dare all’utente la scheda del relatore che si trova sul palco, laddove nella sala accanto se ne trova uno diverso.
Oppure, ad esempio in una fiera, quando un utente passa accanto ad uno stand, riceve un messaggio sul telefono che lo invita a compiere determinate azioni.
O ancora, sempre in una fiera, potresti mappare i diversi padiglioni con dei beacon, in modo da poter permettere ai visitatori di orientarsi direttamente dallo smartphone e di sapere cosa c’è all’interno di ogni padiglione.
App di event engagement
NFC e Beacon permettono di dare all’utente delle informazioni contestuali alla sua posizione, oltre a rilevare, con precisioni differenti, la posizione di dell’utente stesso.
Le app di event engagement, specifiche appunto per gli eventi, aumentano invece il coinvolgimento del partecipante offrendogli funzionalità che lo mettono in contatto con le altre persone presenti in sala.
Ci sono molte app sul mercato, ognuna con diverse funzionalità, ma adesso voglio parlarti di due caratteristiche in particolare che molte di queste app condividono:
- Networking: connessione con le persone presenti all’evento
- Q&A: sondaggi in tempo reale con risultati proiettati in sala
Networking
Le funzionalità di networking permettono di semplificare il contatto con le persone in sala. È una delle funzionalità che preferisco poichè, se è vero che l’evento è interessante per gli argomenti di cui tratta, è innegabile che di contenuti è pieno il web e che gli webinar ad esempio sono una più che valida alternativa.
Il networking a mio parere è uno dei veri motivi per cui gli eventi in sala continuano (e credo continueranno ancora per molto) ad avere senso, perchè fanno incontrare le persone.
Perlomeno, questo è quello che penso in base alla mia esperienza. Ma contineranno davvero ancora per molto ad avere senso? Ti darò più informazioni una volta completata la mia ricerca.
Ma torniamo agli eventi. Il networking dicevo, è molto importante. Conoscere gli altri partecipanti, creare occasioni per parlarsi, per trovare partner, collaboratori, clienti… opportunità insomma. Ma quando ad un evento partecipano centinaia di persone? Ecco, in questi casi ci aiutano app come SwapCard o SpotMe che hanno entrambe l’obiettivo di facilitare la connessione tra i partecipanti.
Gli utenti possono controllare il profilo delle altre persone presenti in sala, fissare meeting ed aprire sessioni di chat. Quando in un evento ci sono centinaia di persone, il networking diventa difficile se non impossibile ed un’app di questo tipo è necessaria.
Chiaramente l’app deve essere utilizzata dagli organizzatori stessi che registrano il proprio evento e devono promuoverne l’utilizzo. Gli utenti quindi, registrandosi a loro volta in qualità di partecipanti, hanno la possibilità di sapere chi è presente in sala. È come un social network, ma vincolato alla presenza in sala.
Q&A
Questa funzionalità, anzichè mettere in contatto direttamente due persone come la funzionalità precedente, mette in contatto in qualche modo una persona con tutte le altre presenti.
Si tratta della versione digitale della classica “domanda con alzata di mano” che tantissimi relatori adottano anche solo come pretesto per coinvolgere la platea.
Solo, molto più potente.
Con app come sli.do o micepad, infatti i relatori possono preprarare in anticipo diverse domande ed i risultati possono essere condivisi sullo schermo della sala in tempo reale. Così, ad esempio alla domanda “chi di voi ha un account su Facebook?”:
- lo speaker non dovrà più necessariamente alzare la mano per vincere la timidezza dei primi (ognuno può rispondere Sì/No direttamente dall’app)
- gli utenti in sala non sentiranno una generica risposta del tipo “eh beh, un buon 80%”, ma vedranno proiettato sullo schermo una percentuale esatta del risultato… e con risposte anonime.
Ed ovviamente le domande non si limitano ad un semplice Sì/No, ma supportano diverse tipologie come il rating (5 stelle), lo scoring (voto da 1 a 10) e così via.
Bonus: Pinevent, l’app italiana degli eventi
Una nota speciale merita Pinevent. L’app made in italy che presenta tutte le funzionalità descritte in precedenza, permettendo ai partecipanti di visualizzare i profili dei presenti e di rispondere tramite Q&A con risultati condivisi. La caratteristicha che ritengo interessante di Pinevent è la possibilità di richiederla in versione white label.
Puoi avere un’app di engagement per il tuo evento o per tutti gli eventi della tua azienda, senza dover progettare e sviluppare un’app da zero.
Conclusioni
Le tecnologie di cui ho parlato in questo articolo possono essere utilizzate contemporaneamente in diverse combinazioni. Diverse tecniche di gamification sono ben supportate da queste soluzioni(ad esempio, il gadget viene consegnato solo a chi completa un certo percorso, visita un certo numero di stand e risponde al questionario).
Chiaramente non bisogna abusarne, poichè gli eventi business devono dimostrare il loro valore attraverso il contenuto e la qualità dell’organizzazione.
Tuttavia, in dosi diverse in funzione del tipo di platea, una certa quantità delle tecnologie descritte ritengo possa favorire la partecipazione agli eventi.
Permettimi di invitarti a partecipare alla ricerca, per aiutare tutto il settore degli eventi aziendali a migliorare.
Nota, tutte le app citate sono ancora attive e funzionanti al momento della pubblicazione del presente articolo.
