7 strumenti per migliorare la gestione degli appuntamenti di lavoro

Ogni volta che devi fissare un appuntamento con il tuo cliente perdi un sacco di tempo a trovare l’opzione migliore per lui?

In questo articolo troverai almeno un modo per migliorare e semplificare la gestione degli appuntamenti di lavoro.
Un’attività che forse non sapevi di poter effettuare meglio di come stai facendo ora.

Qui trovi 7 strumenti, 7 software, alcuni anche gratuiti, che ti catapulteranno in una nuova realtà.
Non ci credi? Credi stia esagerando? Continua a leggere, poi mi dirai.

Ti anticipo che ti parlerò di:

Vediamo però prima di contestualizzare l’esigenza.

L’esperienza del venditore e la preparazione dell’acquirente B2B

Se è ormai assodato che gli acquirenti si informano in autonomia durante tutte le fasi del processo di acquisto B2B, è pur vero che nell’ultima fase è ancora il venditore che fa la differenza.

E parlo di venditori esperti.

Il reparto marketing è impegnato a generare contenuti per dare informazioni agli utenti… E gli utenti li leggono.
Capiscono e si preparano perchè vogliono sapere a cosa devono prestare attenzione.

E, nota bene, non si documentano solo sul materiale del tuo reparto marketing, ma anche su quello dei tuoi concorrenti.

Così, se il potenziale cliente arrivato alla fase della decisione finale, ha ancora la tua azienda nella sua lista di potenziali fornitori, è qui che devi fare la differenza.

Arrivato a questo punto, il potenziale cliente ne sa… e ne sa parecchio.

Il venditore non deve limitarsi ad imparare il materiale della propria azienda, ma deve conoscere il mercato e la documentazione della concorrenza.

Deve essere più esperto del cliente che lo contatta.

C’è poco da fare.

Ma quanto è complicato per un acquirente B2B parlare con un venditore?

In una ricerca del Giugno 2018 nella quale sono stati intervistati oltre 300 buyer B2B provenienti da settori diversi, la principale lamentela degli intervistati è relativa alla difficoltà nel poter parlare con qualcuno di esperto in azienda.

Secondo questa ricerca, l’88% degli acquirenti B2B afferma che è importante avere incontri o appuntamenti dal vivo con una società da cui possono acquistare.

L’83% ha preferito programmare un appuntamento telefonico o virtuale su altri canali di comunicazione al momento di prendere una decisione di acquisto.

Quanto preferisce interagire con le aziende tramite i canali in elenco quando acquista per lavoro e quando ha alcune domande ancora senza risposta?

E più il prodotto è complesso, più cresce l’esigenza di un incontro di persona (96% per i servizi bancari e 92% per la tecnologia).

Quanto è importante essere in grado di pianificare una riunione o un appuntamento dal vivo quando si effettuano diversi tipi di acquisti per lavoro?

Ma un dato che dovrebbe farti riflettere se ti occupi di vendite, è che ben il 51% degli acquirenti ha affermato che è “Molto Difficile” o”Abbastanza Difficile” parlare con un rappresentante delle vendite o del servizio clienti.

Quando si acquista per lavoro, quanto è difficile programmare il tempo per parlare con un rappresentante delle vendite o del servizio clienti?

Quindi, questo è il contesto nel quale ci muoviamo.

Personalmente non ho mai incontrato aziende nelle quali i venditori si fanno scappare delle opportunità. 
Non credo quindi che la difficoltà di contatto emersa nel sondaggio sia da leggere come “il potenziale cliente fatica a contattarti, allora lascia perdere e va dal concorrente“… non per le aziende che ho incontrato almeno. 
Credo comunque ci sia ampio margine per migliorare e rendere più efficiente la pianificazione della telefonata/incontro con il potenziale cliente.

Ed è questo il motivo per cui ho scritto questo articolo. Per aiutarti a migliorare l’organizzazione degli appuntamenti.

Vediamo quindi adesso gli strumenti che ho selezionato.

Come ho anticipato, te ne presento 7 che ho inserito all’interno di 5 differenti categorie, tutte genericamente relative alla gestione degli appuntamenti.
Ho scelto questi 7 perchè li conosco, li uso (quasi tutti) quotidianamente e mi trovo bene.

Ripeto un’ultima volta l’elenco degli strumenti e delle categorie:

Come condividere il calendario

Partiamo dallo scenario più semplice.
Questa è una soluzione più orientata all’uso con i collaboratori più stretti, specialmente quando si lavora in team.
La condivisione del calendario è qualcosa di semplice, spesso gratuito (o quantomeno senza costi aggiuntivi rispetto a quelli che stai già sostenendo) e molto efficace.

Personalmente ho sia un account Google (gratuito, non GSuite) che Office365 (Business Essentials) e con entrambe le piattaforme è possibile in maniera molto semplice condividere il calendario, a vari livelli.

Se la condivisione del calendario è qualcosa di molto semplice, di contro stai condividendo direttamente tutto il tuo calendario, senza possibilità di filtri orizzontali (fasce orarie) o verticali (giorni).

Tutto quello che c’è nel calendario, viene visto dalle persone autorizzate.
Vedremo però che puoi gestire la privacy, ossia puoi nascondere i dettagli dei singoli eventi.

In altre parole, puoi far sapere a chi vuoi tu che venerdì pomeriggio hai un impegno, senza far sapere che devi andare dal dentista.

Vediamo come.

#1: Google Calendar

Google Calendar è il calendario di Google e permette di condividere la tua agenda sia con altri account Google, che con gli utenti che non hanno un account Google.

Per condividere con tutti

Partiamo dalla condivisione con chi non ha un account Google.
Molto semplice di per sè, poichè l’unica cosa che puoi  fare è rendere pubblico il tuo calendario.

Infatti, non appena abiliti questa opzione, Google ti chiede di confermare ulteriormente la tua scelta.

A questo punto, puoi decidere se rendere il tuo calendario pubblico solo un po’, mostrando quindi solamente lo stato “disponibile/occupato” dei tuoi eventi, oppure se renderlo completamente pubblico (è così che “nascondi l’appuntamento dal dentista” di cui ti parlavo).

Io ad esempio ho creato il calendario pubblico di Marketing B2B Italia dove puoi trovare il piano editoriale delle successive due settimane, con le anteprime degli articoli.

Basta cliccare sul link “OTTIENI LINK CONDIVISIBILE” ed il risultato lo puoi vedere premendo questo link.

Quello che puoi fare tu è solo visualizzare gli eventi, non li puoi nè creare, nè modificare.
Puoi però copiare gli eventi nel tuo calendario.

Per condividere con chi ha un account Google

Un livello un po’ più sofisticato lo ottieni condividendo il calendario con altri account google.

Per farla semplice, diciamo che un account Google ce l’hanno tutti quelli che hanno un indirizzo gmail come ad esempio nome.cognome@gmail.com (vedi il mio indirizzo nell’immagine qui sotto).

Come vedi, in questo caso, hai a dispozione qualche opzione in più.

#2: Office 365

A partire dal piano più economico di Office 365 (Exchange Online piano 1) hai sempre a disposizione il calendario di Microsoft che ha qualche opzione in più di Google Calendar (la versione gratuita che ho analizzato sopra).

Di fatto, rispetto a Google Calendar, qui c’è in più l’opzione di condivisione “Titolo e Luoghi” con cui puoi mostrare a chi è autorizzato solo il nome dell’evento e dove si svolgerà.

Se invece di Office365 utilizzate outlook.com (ossia la versione gratuita, analoga a Gmail), allora le opzioni di condivisione tornano ad essere quelle di base, ed in questo caso outlook.com ha meno opzioni rispetto a Google.

I calendari di outlook.com e di gmail (entrambi gratuiti) hanno opzioni simili

Come condividere alcune parti del calendario

La condivisione dell’intero calendario non è propriamente la soluzione adatta a lavorare con i clienti, specialmente se hai necessità di programmare tante telefonate ogni giorno e devi relazionarti con molti utenti sconosciuti.

In questo caso, la soluzione ideale è quella di condividere solo una parte del tuo calendario.

Così, ad esempio, ipotizziamo che tu voglia dedicare il lunedì, mercoledì ed il venerdì dalle 9.00 alle 12.00 alle telefonate con i clienti. 
Quello di cui hai bisogno è la possibilità di condividere solo queste 3 finestre temporali.

E, ancora meglio, non solo di condividerle, ma di suddividerle in intervalli da 30 minuti ciascuno (la durata massima che tu decidi deve avere ogni telefonata) e lasciare la scelta dell’intervallo preferito al tuo contatto.

Se non conosci questa possibilità, allora credo che uno dei prossimi due strumenti potrebbe esserti molto utile.

#3: Microsoft Bookings

Alla data di pubblicazione di questo articolo, Microsoft Bookings è disponibile esclusivamente come app online all’interno del pacchetto Office365 Business Premium o superiore.

La pagina ufficiale di Microsoft Bookings ci fa capire cosa è descrivendo il risultato che puoi ottenere.

Una pagina Web personalizzabile e facile da configurare consente ai tuoi clienti di trovare gli orari di disponibilità e di prenotare appuntamenti 24 ore su 24, 7 giorni su 7.

Puoi usare un calendario privato per gestire i tuoi appuntamenti, e ricevere conferme e promemoria automatici per risparmiare tempo

Quindi, in parole povere, Bookings si inserisce a metà tra il tuo calendario ed il tuo cliente. Tu decidi in quali fasce orarie ricevere appuntamenti e Bookings permette ai tuoi utenti di scegliere l’orario preferito all’interno delle fasce disponibili.

#4: Calendly

Alternativa a Microsoft Bookings, Calendly si integra con Google Calendar, Office 365, Outlook ed iCloud.

Ha un piano gratuito che permette di gestire alcune attività a livello professionale: talvolta lo utilizzo per il mio lavoro quando, nella fase iniziale di analisi di una campagna marketing, devo intervistare i diversi stackholder aziendali.
È molto comodo perchè lascio scegliere a loro quando preferiscono che li chiami.
E chi sceglie per secondo trova già occupati gli slot prenotati da chi ha scelto prima.

Ha anche piani a pagamento che offrono funzionalità avanzate.

Una volta configurato, Calendly crea un indirizzo web univoco che puoi condividere con chi vuoi. È questo indirizzo che io mando a chi devo intervistare.
Molto semplice.

Cliccando su quell’indirizzo si accede ad una pagina come questa, dove il tuo utente può selezionare il giorno e l’ora che preferisce (tra quelle che hai abilitato)

Tu hai invece accesso al tuo pannello di controllo con il quale gestire la tua disponibilità con la massima flessibilità (nota ad esempio che il 26 novembre ha una disponibilità diversa dalle altre date)

Fare riunioni al telefono

Fissato l’appuntamento, poi ci si deve sentire.

Chiamo io o chiami tu? E se siamo in più persone come facciamo? È importante che tutti siano presenti nello stesso momento (nessun ritardo “di pochi minuti”).
E se cade la linea dell’organizzatore? (avete mai fatto telefonate di gruppo da più di 1 ora? Cade la linea automaticamente anche a voi?)

Anche in questo caso abbiamo più strumenti che ci aiutano e che, specialmente nelle multinazionali, sono onnipresenti.

Fuori dalle multinazionali tuttavia l’utilizzo di questi strumenti è meno diffuso. Stesse esigenze, ma approcci differenti.

Ne parlo qui perchè credo che non serva essere multinazionali per utilizzare questi strumenti. Addirittura, anche realtà molto piccole (come piccoli studi professionali) possono tranquillamente permettersi strumenti di questo tipo, traendone grandi benefici.

Ritengo che, se hai la necessità di pianificare riunioni telefoniche con persone esterne alla tua azienda, uno strumento di questo tipo sia assolutamente utile.

Qui ti parlerò di Skype for Business e del plugin per le audioconferenze perchè è quello che utilizzo.

Come dicevo però, di alternative ce ne sono molte, come ad esempio – giusto per citarti un’alternativa altrettanto diffusa – GoToMeeting.

#5: Skype for Business con plugin di audioconferenza

Su Skype ho un po’ di cose da dire prima di mostrarti il prodotto. Se vai di fretta, salta pure la parte sulle evoluzioni di questo prodotto.

Skype vs Skype for Business

Inizio con il dire che Microsoft ha un chiaro problema di posizionamento con Skype for Business perchè, mi sembra quasi ovvio, chi non fa confusione tra Skype e Skype for Business?
Già, sono due prodotti diversi.

Diversi account, diversi programmi da lanciare… Ma ad alto livello, stiamo parlando di due app per fare videoconferenze, chattare, scambiarsi file… Insomma, se usi Skype, sai di cosa parlo.

Prima di chiamarsi Skype for Business, questo software si chiamava Microsoft Lync. Non so perchè abbiano cambiato nome (immagino per agganciarlo al successo del brand Skype… questione di brand positioning).

Però con Microsoft Lync non c’erano dubbi.
Fuori dal livello enterprise, nessuno sapeva cosa fosse Microsoft Lync, ma nessuno si poneva nemmeno il problema di dover sapere cosa fosse.

E, nel caso tu fossi incappato in una riunione dove qualcuno ti avesse chiesto di connetterti tramite Lync, tu avresti semplicemente installato il plugin senza avere il dubbio di lanciare Skype.

Una soluzione sarebbe quella di avere un solo Skype, in grado di funzionare dalla multinazionale, allo smartphone della mamma. Una sola interfaccia utente con il supporto a più protocolli.

La risposta ufficiale di Microsoft alla mancata fusione (ed anzi, alla chiara separazione dei due servizi) è che

Il feedback che abbiamo ricevuto indica che i clienti non sono ancora pronti a unire i contatti personali con quelli di lavoro

Skype resterà ad uso personale quindi e Skype for Business…

…scomparirà!

Skype for Business vs Microsoft Teams

Perchè in effetti qualcosa si muove.
Solo che anzichè unire Skype con Skype for Business, Microsoft ha deciso di non toccare Skype ed unire invece Skype for Business con Teams.
Se non sai cosa sia Microsoft Teams, non preoccuparti, sei in buona compagnia. È un software abbastanza recente ed ancora poco diffuso. 
Ti lascio un video qui sotto se sei curioso.

Attualmente Skype for Business e Teams esistono ancora entrambi, ma, secondo quella che è la roadmap di Microsoft, alla fine Skype for Business scomparirà.

Già adesso, Microsoft Teams incorpora funzionalità di videochiamata e chat (il video qui sopra è di Aprile 2017, l’aggiornamento è successivo).

Così almeno si risolve il problema di posizionamento, dato che di Skype ne rimarrà solo uno.

E Microsoft Teams ha un approccio più moderno, che “prende ispirazione” da Slack.
Anche Slack è un software abbastanza recente (2013); si tratta di una chat di gruppo molto utilizzata in ambito di sviluppo software.

Comunque, al di là del posizionamento, del nome che avrà e di quello che sarà il suo futuro, Skype for Business è molto valido, è tuttora attivo e disponibile ed è per questo che te ne parlo.
Per amore di precisione, i livelli di abbonamento Office365 rivolti alle grandi aziende non prevedono già più Skype for Business.

Nel resto dell’articolo non parlo più di Teams, nonostante sia il futuro, perchè non lo sto ancora utilizzando. Comunque il mio obiettivo è di farti capire cosa si possa fare con questi strumenti, non di spiegarti lo strumento specifico.

Skype for Business

Chiarito che se qualcuno ti invita ad una riunione Skype for Business, non puoi partecipare con Skype (sono due software DIVERSI), a che serve Skype for Business?

Fondamentalmente ci fai quello che ci fai con Skype (videochiamate, chat, condivisione schermo,ecc), ma la versione for Business si integra con il tuo account Office 365.

Integrazione è quindi la parola chiave. Nel mondo Office365, se devi chattare, chiamare o videochiamare, allora stai parlando di Skype for Business.

Quindi ad esempio, puoi pianificare la tua riunione in Outlook e ritrovartela direttamente in Skype for Business.

A livello aziendale, quando ricevi email dai tuoi colleghi, ogni indirizzo email ti dà immediatamente lo stato del tuo collega (online, in call, occupato, ecc) e con un semplice click puoi chattare, parlare, ecc.

Ma se i tuoi clienti non hanno Skype for Business?

È qui che ti viene in aiuto il plugin di audioconferenza: opzione aggiuntiva a mio parere tanto importante quanto poco pubblicizzata introvabile.

Questo plugin abilita la possibilità di partecipare alle riunioni attraverso il telefono.

Quando mando un invito, chi lo riceve vede un messaggio di questo tipo

Vedi il numero di telefono e l’ID conferenza?

Chiamando quel numero ed inserendo il codice numerico quando richiesto, si viene connessi alla riunione.

Vantaggi:

  • Non serve conoscere il numero di telefono diretto dei tuoi contatti, nè loro devono conoscere il tuo
  • Non bisogna rispondere alla telefonata, ma si entra in riunione telefonando. In altre parole, non ricevi una telefonata alla quale devi rispondere, ma sei tu che ti connetti, chiamando un numero.
  • Chi organizza, non deve chiamare singolarmente ogni partecipante ed “aggiungerlo” manualmente alla conversazione che avviene sulla propria linea telefonica (che deve essere abilitata alle chiamate multiple)
  • Se all’organizzatore cade la linea, la telefonata prosegue, perchè si è all’interno di una riunione virtuale indipendente dalla linea telefonica di ciascuno
  • Ognuno può decidere se connettersi tramite Skype o tramite linea telefonica
  • Data ed ora della telefonata vengono inserite nel calendario, in modo da evitare sovrapposizioni e bloccare l’agenda degli altri partecipanti

Come abilitare il plugin PSTN?

Personalmente sono dovuto passare necessariamente dal fornitore da cui ho acquistato l’abbonamento Office365. Non ho trovato da nessuna parte un link diretto per l’acquisto.

Se vuoi approfondire, l’add-on in questione si chiama “Servizi di conferenza PSTN di Skype for Business” o “Skype PSTN Conferencing Plugin” in inglese.

Ti suggerisco comunque, qualora fossi interessato, di passare anche tu tramite un rivenditore. Specialmente se devi migrare la posta da un sistema precedente.

Una volta attivato, il pugin lo vedi come “Audioconferenza” nel pannello dell’amministratore.
Ogni utente che vuole essere in grado di organizzare uno Skype Meeting dove gli utenti possono partecipare tramite telefono, deve essere titolare di una licenza “Audioconferenza”.

Se, ad esempio, in azienda siete in 10 con una sola licenza di Audioconferenza, solo una persona potrà creare Skype Meeting con accesso telefonico. Tutti però potranno partecipare e creare Skype Meeting classici.

Trovare la data migliore per una riunione tra un gruppo di persone

Un gruppo di persone deve organizzare un incontro.
Sai bene che il numero di partecipanti è proporzionale al livello di mal di testa di chi organizza che – poveretto o poveretta – deve incastrare le esigenze di tutti e gestire anche eventuali modifiche dell’ultimo minuto.

Quindi che si fa?

#6: Doodle

Doodle è solo una delle soluzioni di scheduling disponibili online (ecco un’alternativa)

Doodle è un servizio storico, che ha risolto parecchi problemi per partite di calcetto (tra i miei amici, io non pratico), cene aziendali e simili.

Ha un piano gratuito con il quale puoi coprire buona parte delle esigenze ed è facilissimo da usare.

Se non lo conosci e vuoi provare un solo servizio di quelli presentati qui, Doodle è quello da scegliere.

Diciamo che devi organizzare la cena aziendale (ma potrebbe anche essere una riunione con i clienti o con i partner). Che fai?

Semplice: “crei un doodle“… (doodle non è solo il nome del servizio, ma è anche il nome dello spazio nel quale raccogliere le votazioni sulla data preferita).

E non devi nemmeno registrarti (registrandoti puoi connettere il tuo calendario, ma per qualcosa di estemporaneo, va benissimo anche la modalità anonima).

Basta collegarsi qui: https://doodle.com/create ed iniziare con le prime informazioni

Sto organizzando la cena aziendale in un posto segreto

Quindi inserisci le finestre temporali che preferisci (quelle che pensi possano inizialmente andare bene alla maggioranza o quelle che ti piacciono di più), imposti qualche opzione (come ad esempio il limite di un solo voto per partecipante)  e concludi, inserendo il tuo nome ed il tuo indirizzo email, per farti riconoscere dalle persone che coinvolgi

Tutto qui. Il sistema crea automaticamente un link che dovrai condividere con tutti gli interessati.
Questo è l’esempio che ho creato io… provalo liberamente 👽

Far organizzare un incontro al tuo assistente

Bene, se Doodle e tutte le soluzioni di scheduling permettono  ad un gruppo di persone di trovare la data migliore per il maggior numero di partecipanti, vuoi mettere quanto sia più figo professionale assegnare “alla propria intelligenza artificiale” il compito di trovare il momento migliore?

Un’intelligenza artificiale personale che parla direttamente con i tuoi contatti (solo in inglese però)

Nota
Parlo di intelligenza artificiale, ma come ho raccontato in un precedente articolo, è più appropriato parlare di assistente personale, o anche chatbot.

#7: x.ai

L’indirizzo è proprio questo, brevissimo e semplicissimo: https://x.ai/

X.ai è un servizio che mette a disposizione un assistente personale che pianifica automaticamente e tiene traccia delle riunioni e degli appuntamenti.

Questo assistente personale ha un nome, un cognome ed un indirizzo email: si chiama Amy Ingram (le iniziali sono AI) ed il suo indirizzo è amy@x.ai.
Basta mettere Amy in cc nelle tue email per attivarla.

Peraltro, se preferisci avere un assistente personale di genere maschile, allora puoi attivare il “fratello” di Amy, Andrew Ingram con l’indirizzo andrew@x.ai.

Stesse funzionalità, cambia solo il nome. Puoi immaginarti le riunioni che hanno fatto per stabilire di dover creare anche un personaggio maschile?

Ad ogni modo, x.ai è a pagamento (8$/mese nella versione per una persona) e fondamentalmente è come se tu avessi esattamente una segretaria/un segretario che coinvolgi nel processo di organizzazione della riunione, mettendolo in copia nelle mail.
Immagina che x.ai sia uno di quei servizi che ti dà una segretaria che risponde alle tue telefonate… non sei molto lontano dal servizio effettivo.

Da qui in poi mi riferirò solo ad Amy, ma ci siamo capiti.

Come si attiva Amy Ingram

Ecco qui un esempio, come puoi vedere non c’è un software speciale da utilizzare. Basta un qualsiasi (q-u-a-l-s-i-a-s-i) client di posta elettronica per attivare Amy.

Le parti in grassetto sono solo a scopo illustrativo. Potresti utilizzare anche un programma di posta che gira in MS-DOS se esistesse, l’importante è mettere Amy in cc e scrivere delle istruzioni per lei nel messaggio.

Sì, perchè Amy capisce il linguaggio naturale (solo inglese) ed è in grado di interagire poi con l’altra persona (o le altre persone), conoscendo la tua disponibilità.

La mia esperienza

Quando attivi l’account, subito ti scrive qualcuno (un account automatico evidentemente) che ti propone di fare una prova, e così ho inviato questo messaggio, mettendo in copia Amy e chiedendole di organizzare la telefonata con Matt.

E dopo 3 minuti, Amy mi manda una mail nella quale mi conferma che “se ne sta occupando”.
L’assistenza mi dice che Amy si può attivare in un tempo massimo di 5 minuti. E credo che il ritardo sia un modo per simulare dei tempi di reazione più umani.

Così a questo punto, viene mandata una mail a Matt nella quale Amy (che può vedere il mio calendario ed alla quale in precedenza ho dato alcune mie preferenze di pianificazione) propone la data migliore secondo quanto le ho richiesto nella mail (in questo caso “il prima possibile”).

E collegandomi alla mia dashboard (https://my.x.ai) posso anche vedere quello che Amy scrive a Matt. Ed infatti ecco qui tutto lo scambio tra Amy e Matt

Ed infine Amy mi manda una mail nella quale conferma il tutto

Ed automaticamente ho anche la riunione nel mio calendario, creata direttamente da Amy

Da notare che, sempre tramite linguaggio naturale (esattamente come se parlassi ad una segretaria) posso chiedere ad Amy di ripianificare la riunione o di cancellarla. Ecco la mia richiesta di cancellazione.

Un “immediately” con punto esclamativo… ahhh, il rapporto con le intelligenze artificiali a livello psicologico e sociale è un interessante argomento per un futuro articolo!

Alla quale Amy risponde senza problemi

La richiesta può iniziare anche dal tuo contato

Un’ultima cosa. È interessante notare che Amy è in grado di rispondere anche se è il tuo cliente a prendere l’iniziativa.

Se ad esempio Bill ti mandasse una mail (una mail nuova, non una risposta ad una mail precedente), mettendo in copia Amy e chiedendoti di organizzare un appuntamento, allora Amy risponderebbe a Bill con un messaggio di questo tipo (riporto il testo che ho ricevuto nell’esperimento che ho fatto):

Hi Bill,
Let me check in with Omar about another meeting. I’ll keep you posted.

E manderebbe un messaggio a te più o meno così

Hi Omar,
Bill would like to set up another meeting, but before I move forward I wanted to verify this request with you.
Would you like me to schedule this meeting?
If so, I’ll get to work on it right away. Otherwise, I won’t take any action on this.
— Amy

Questo ti permette di pubblicizzare il fatto di avere un’assistente personale alla quale gli altri possono scrivere (chiaramente tu devi sempre essere presente nel messaggio).

Puoi farlo anche tu con me 🙂
Il mio indirizzo email è omar [punto] venturi [at] gmail [punto] com.
Scrivi in inglese, metti in copia amy@x.ai e chiedile di organizzare una telefonata.

Intelligenza?

L’intelligenza artificiale qui è applicata al riconoscimento del linguaggio naturale. Il software è in grado di capire quello che gli stiamo chiedendo, senza obbligarci ad utilizzare rigidi comandi o istruzioni di programmazione.

Per il resto però, il tutto funziona all’interno di contesti ben definiti, con strutture classiche.
Si tratta di gestire un calendario, qualcosa che, come abbiamo visto, fanno anche tanti altri servizi senza ricorrere all’intelligenza artificiale.

Questo non è per sminuire il servizio, che è ottimo e dà davvero la sensazione di avere un assistente, ma per rimarcare quanto ho già detto sull’articolo dove ho parlato di intelligenza artificiale, rispetto al non lasciarsi ingannare dalla parola “intelligenza” in “intelligenza artificiale”.

Conclusioni

Ti ho presentato 7 strumenti che possono essere utili per organizzare le riunioni con i tuoi contatti. Alcuni di questi strumenti ti permettono di amplificare la tua disponibilità – semplicemente perchè dai più autonomia a chi ti deve contattare – e di dare maggiore flessibilità ai clienti.

Alcuni sono disponibili gratuitamente ed altri invece solo a pagamento, anche se con costi alla portata di qualsiasi azienda.

Ti ho presentato questi 7 strumenti perchè li conosco, li utilizzo personalmente e li trovo molto utili.

L’account di x.ai per la verità l’ho attivato per questo articolo e devo valutare se usarlo.

Inoltre non uso Microsoft Bookings perchè non è incluso nel mio piano Office365, ma mi sembrava interessante riportarlo per chi lo avesse invece incluso nel proprio piano Office365.

Non so se siano i migliori in assoluto, ma questo non è un articolo di comparazione, nè un articolo promozionale. Ho descritto semplicemente la mia esperienza ed ho riportato le mie opinioni.

Anzi, che ne dici di segnalarmi uno strumento che tu utilizzi e che trovi utile?