Cosa è Airtable e perché è utile?

Airtable è una specie di foglio Excel online editabile anche da più persone, in grado però di gestire tipi diversi di dato anche tra più tabelle, come se fosse un database.

Ma il suo punto forte è poi l’integrazione di questi dati all’interno delle altre piattaforme. Grazie ad Airtable infatti è semplicissimo pubblicare una tabella in un post Facebook o LinkedIn, ed anche su una pagina in WordPress, come questa tabella

A chi serve?

A chiunque voglia pubblicare con semplicità una tabella su una piattaforma che non controlla completamente (come gli articoli su LinkedIn o su Medium, il cui editor limita parecchio quello che si può inserire).

Ma anche a chiunque abbia necessità di gestire questa tipologia di dati in gruppo e trovi insufficiente un foglio Excel (o Google Spreadsheet).

Quanto costa?

Il servizio è freemium, ma il livello gratuito è sufficiente per molti utilizzi

Come funziona Airtable?

Prima di tutto bisogna creare un account gratuito. Puoi farlo tramite questo link https://airtable.com/invite/r/ZCpreeRF.

Dal pannello principale si possono aggiungere tutti i progetti (base) di cui si ha bisogno, senza limiti anche per l’account free. Ogni base può contenere una o più tabelle.

Si può partire da una tabella vuota, importarne una da un foglio excel/spreadsheet oppure utilizzare uno dei tanti template disponibili, come ad esempio il Social Media Calendar.

Il calendario editoriale è un ottimo esempio per capire il valore di uno strumento come Airtable.

Più persone possono scrivere e/o leggere i dati che non sono presentati come una semplice tabella in un file excel, ma con una struttura più articolata, che può essere condivisa in modo semplice

Ed ecco che quando si modifica il calendario, aggiungendo ad esempio un elemento, non si lavora su righe e colonne come in Excel, ma con delle maschere di inserimento dedicate (che peraltro sono create automaticamente in funzione del tipo di dato di ogni casella)

Infine, altro aspetto utilissimo, il documento può essere reso pubblico oppure condiviso con un gruppo ristretto di utenti con quattro livelli di autorizzazione.

Vantaggi

Spesso l’uso di Excel/Spreadsheet è portato al limite. Uno strumento come Airtable permette di lavorare in gruppo come Google Spreadsheet o Excel per Office365 (sì, ci sono anche i dati calcolati), ma con dati strutturati e quindi maschere di inserimento che semplificano il controllo e l’attività di inserimento e manutenzione.

E comunque, è possibile lavorare anche in modalità tabellare.

Oserei dire che ricorda un po’ il “caro” vecchio Microsoft Access da questo punto di vista, ma decisamente migliorato e portato a quella che avrebbe dovuto sempre essere la sua evoluzione.

Offre un controllo degli accessi migliore e permette l’integrazione con circa 30 applicazioni

Svantaggi

Cominciando ad utilizzarlo, troverai sicuramente un’applicazione non supportata. Le 30 applicazioni attualmente presenti coprono tante esigenze, ma non sono un numero elevato.

La modifica tabellare non è rapida come quella di un foglio di calcolo, ma credo sia accettabile.

L’ho utilizzato per diverso tempo e mi sono trovato bene. Non ho altri svantaggi particolari da segnalare

Alternative a Airtable

Più che delle vere e proprie alternative, esistono diversi strumenti specializzati in una delle aree che Airtable copre.

Così ad esempio, per il project management esiste nTask Manager (che poi è solo una delle tantissime soluzioni di project management) e per la raccolta di idee (anche in formato strutturato come un database) esiste Notion

Leggi altre recensioni di strumenti digitali qui sul mio blog.