Cosa è Calendly e perchè è utile?

Calendly è un servizio che permette ai tuoi utenti di scegliere il momento libero nella tua agenda per fare una riunione.

A chi serve

Calendly è utile a chi deve organizzare diverse riunioni 1-1 con persone differenti. Ad esempio ai commerciali o ai project manager (ma anche account manager o imprenditori).
Supporta anche l’organizzazione di riunioni di gruppo, secondo diverse logiche.

Quanto costa

Il servizio segue un modello freemium. Il piano gratuito permette già di fare molte cose.
La versione PREMIUM (8$/mese) aggiunge ad esempio la possibilità di gestire più calendari per ogni utente, mentre la versione PRO (12$/mese) è completa di tutto, inclusa la notifica via SMS e l’integrazione con diversi servizi come Google Analytics (tracking) e Stripe (pagamenti).

Come funziona Calendly?

Dopo esserti registrato a calendly.com, agganci il tuo nuovo account al tuo calendario (a scelta tra Google Calendar, Office 365, Outlook ed iCloud).

Quindi crei una tipologia di evento (ad esempio “demo prodotto xyz” o “intervista per progetto alfa”) e riservi una serie di momenti che sei sicuro vadano bene per te.

Questi sono i momenti che potranno scegliere i tuoi utenti. A questo punto non ti resta che condividere il tuo calendario (non è nient’altro che un link ad una pagina pubblica, puoi condividerlo come preferisci: via mail, su una landing page, via social, ecc).

La pagina che vedrà il tuo utente è fatta così

Ecco come si presenta Calendly ai tuoi utenti

Quando un utente si connette a quella pagina, può scegliere tra i momenti ancora liberi. Via via che gli utenti “occuperanno” i momenti, gli altri li vedranno come non disponibili.

Nessuno vede nulla del tuo calendario, al di fuori di momenti “disponibili” o “occupati”. In qualunque momento puoi rimuovere uno dei momenti liberi direttamente dal tuo calendario (da Outlook, Google Calendar e così via) e Calendly si aggiorna automaticamente.

Vantaggi

Semplifica moltissimo la gestione degli appuntamenti, dando all’altra persona la flessibilità di poter scegliere in base alle proprie esigenze (ed in qualunque momento, senza dovervi sentire appositamente).

Ha la gestione automatica dei fusi orari, così puoi organizzare incontri internazionali senza problemi.

Svantaggi

È necessario autorizzare il sistema ad accedere al vostro calendario. In alcune realtà i firewall potrebbero bloccarne il funzionamento.

Non è disponibile in italiano.

Alternative a Calendly.com

Il mitico Doodle è un’alternativa anche se in realtà è più utilizzato per situazioni in cui tante persone diverse devono partecipare ad una stessa riunione (l’esempio classico: la cena aziendale o la partita di calcetto).

Sul mercato esistono comunque diverse alternative a Calendly (prova a cercare “appointment scheduling software“).

Una di queste è SimplyBook.me disponibile in 14 lingue, tra cui l’italiano.

Leggi altre recensioni di strumenti digitali qui sul mio blog.