Skype Meet Now: come fare videochiamate di gruppo in modo semplice

Microsoft ha da poco rilasciato Skype Meet Now, che, a mio modesto parere, potrebbe anche essere considerata una modifica epocale.

Il pulsante di Skype Meet Now

Per quelli che come me hanno spesso bisogno di pianificare le riunioni online (e quindi via di calendario in Outlook e simili), la soluzione enterprise più diffusa era Skype for Business (ex Lync ed ora Microsoft Teams)… Ma al di là della confusione tra Skype e Skype for Business (no, non sono la stessa cosa!), quest’ultimo non ce l’hanno tutti.

Skype for Business richiede fondamentalmente un abbonamento Office365 e, anche in ambito aziendale, non c’è più il dominio assoluto da Microsoft per le soluzioni collaborative.

Quindi come si fa?

Cos’è Skype Meet Now?

Skype Meet Now può essere vista come la risposta Microsoft all’avanzata di Zoom (https://zoom.us/), che – anche grazie alla sua semplicità – ha iniziato a conquistare spazio.

Te lo dico subito però, per me il nome non è azzeccato. Io accanto al pulsante “New Chat” avrei messo il pulsante “New Room” anziché il pulsante “Meet Now” e tra poco ti spiegherò perché.

Ma prima vediamo di che si tratta.

Premendo il pulsante Meet Now, Skype crea un link univoco che puoi condividere con i tuoi contatti e questo semplifica l’organizzazione di una riunione.

Il link univoco creato da Skype Meet Now

Perchè Skype Meet Now è utile?

Perché grazie a questo link, finisce l’epoca in cui chi organizza la riunione, deve poi iniziare a chiamare tutti… che già così non è un modo efficace, soprattutto quando comincia ad avere più di 3 partecipanti… e se poi la telefonata cade è un casino.

Già, perchè non sempre si applica il mio “famoso” protocollo di richiamata (in caso di caduta della linea, richiama sempre chi ha iniziato la chiamata … semplice no?😄)… e comunque è un casino, punto. Non so come altro definirlo.

Skype for Business gestisce meglio queste cose, ma Skype no.

Ma con Meet Now le cose sono cambiate.

Tu condividi il link e le persone si collegano a quel link.

Sempre.

In ogni caso… anche se cade la chiamata.

Quindi non sei più tu a dover chiamare – uno a uno – i partecipanti alla riunione. Ma saranno loro ad accedere alla riunione.

Inoltre, udite udite…

  • Il link non scade, vale per sempre (quindi lo puoi anche riutilizzare se voi)
  • Il link permette a chiunque lo riceva di partecipare, anche se non è iscritto a Skype!
  • Non serve nemmeno aver installato Skype. Puoi partecipare alla riunione tramite la versione web di Skype che funziona su Google Chrome e Microsoft Edge
  • Il link attiva una conferenza Skype con tutte le funzionalità che hai nella chat (dallo sfondo sfocato, alla possibilità di registrare la riunione, passando per la condivisione dello schermo).

Come funziona Skype Meet Now?

Il funzionamento è semplicissimo.

  1. Premi il pulsante Skype Meet Now
  2. Skype crea il link
  3. Qui puoi, alternativamente
    1. Premere il pulsante per la condivisione dell’invito
    2. Aprire subito la riunione

Attenzione. L’invito non comprende alcuna informazione sulla pianificazione.

Non c’è nessuna magica funzione per la quale, il giorno ed all’ora che hai in testa tu, gli altri utenti si connetteranno. Devi quindi gestire questo aspetto come hai sempre fatto: scrivendolo nella mail, inviando un promemoria da calendario o altro.

Perché il pulsante Meet Now l’avrei chiamato New Room?

Per due motivi.

Il primo è perché la metafora della “sala riunioni” ritengo sia quella giusta per spiegare quello che succede.

Il secondo è che nel 99% dei casi, non premerai il pulsante “Meet Now” per avviare una riunione “Adesso”. Per quello c’è già la chat… quello lo facevi già fino a ieri.
Il “Meet Now” serve, nella stragrande maggioranza dei casi, per organizzare una riunione che si farà nel futuro.

E se proprio la metafora della sala riunione non ti convince, il pulsante Meet Now avrebbero potuto quantomeno chiamarlo “New Group“, considerando che Skype chiama proprio “gruppi” questi oggetti che vengono creati.

Ad ogni modo, seguimi.

Ogni volta che tu premi il pulsante e generi un link, immagina di creare una sala riunioni. Una sala riunioni che rimane per sempre. A quanto pare, non esiste nemmeno il modo per cancellarla.

Puoi premere il pulsante tutte le volte che vuoi (ogni volta, una nuova sala riunioni).

Puoi riutilizzare la stessa sala riunioni più e più volte: stesso link con lo stesso gruppo o con altri gruppi. Immagina solo che, all’interno della stanza, ci sia una lavagna (che rappresenta la chat) che – diciamo – non puoi cancellare (su questo punto ci tornerò in un prossimo articolo).
Attenzione quindi a riutilizzare la stessa stanza con altri utenti, perché chi entra dopo vede la cronologia della chat di chi è passato prima.

Conclusioni

Ecco, in sintesi, perché credo che Meet Now sia una bella funzionalità, che porta Skype ad un nuovo livello.

Certo, resta uno strumento che si rivolge agli utenti finali o anche alle aziende che non hanno necessità avanzate di comunicazione.

Ma così colma una lacuna che si sentiva.


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